yksityisyys ja tietosuoja

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

AUTS-TUOTE OY:N TIETOSUOJASELOSTE

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Koulutusrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Auts-Tuote Oy (2490914-7)

Koskuankatu 6

32700 Huittinen

040 728 3872

asiakaspalvelu@auts.fi

REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Kaisa Telilä

040 751 8278

kaisa.telila@auts.fi

2. Rekisteröidyt

Asiakkaat

Koulutusten osallistujat

Potentiaaliset asiakkaat

Verkkosivuston käyttäjät

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun ja rekisteröidyn oman suostumuksen perusteella.

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määrättyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Asiakassuhteen ylläpito ja asiakaspalvelu – sopimus tai oikeutettu etu
  • Koulutuksiin ja tapahtumiin kutsuminen, niihin liittyvän informaation jakaminen sekä palautteen kerääminen osallistujilta – oikeutettu etu tai suostumus
  • Potentiaalisten asiakkaiden löytäminen – suostumus tai oikeutettu etu
  • Uutiskirjetilaukset – suostumus
  • Markkinoinnin kohdentaminen – suostumus tai oikeutettu etu

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteri voi sisältää sekä yritysten, yritysten kontaktihenkilöiden sekä yksityishenkilöiden tietoja.

Rekisterissä olevat henkilötiedot:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite

Tarvittaessa lisäksi kerättäviä tietoja ovat:

  • Yrityksen nimi
  • Puhelinnumero
  • Toimitus- ja laskutusyhteystiedot
  • Tiedot ostetuista tuotteista ja / tai palveluista
  • Syntymäaika
  • Henkilöturvatunnus
  • Ruoka-aineallergiat
  • Toimenkuva
  • Koulutushistoria (suoritetut koulutukset ja voimassaolot)
  • Luvat ja suostumukset
  • Suoramarkkinointikiellot
  • Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnistetiedot
  • IP-osoitteet
  • Evästetiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen asiakaspalvelu@auts.fi. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistaman henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

TARKASTUS- JA OIKAISUOIKEUS

Rekisteröity voi tarkistaa hänestä tallentamamme henkilötiedot.

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

VASTUSTAMISOIKEUS

Rekisteröity voi vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

SUORAMARKKINOINTIKIELTO

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

POISTO-OIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

SUOSTUMUKSEN PERUUTTAMINEN

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

REKISTERÖITY VOI VALITTAA PÄÄTÖKSESTÄ TIETOSUOJAVALTUUTETULLE

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

VALITUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterissä olevat henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Asiakkaalta, potentiaaliselta asiakkaalta sekä koulutuksen osallistujalta itseltään mm verkkolomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, koulutuksissa ja muissa tapahtumissa ja tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
  • Asiakkaalta ja potentiaaliselta asiakkaalta markkinoinnin automaatiosta
  • Lisäksi asiakashankintaa varten tietoja saatetaan kerätä yleisesti saatavilla olevista lähteistä
    • Yhteistyökumppanilta henkilön suostumuksen perusteella
    • Internetin julkisista tietolähteistä
    • Kaupallisista tietolähteistä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme pääsääntöisesti luovuta rekisterimme tietoja kolmansille osapuolille.

Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille vain, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.

Voimme luovuttaa tarvittavia henkilötietoja esimerkiksi

  • maksunvälittäjälle verkko- sekä korttimaksujen vastaanoton yhteydessä
  • verkkolaskujen välittäjälle laskutuksen yhteydessä
  • kuljetusyritykselle, joka kuljettaa tilauksen asiakkaalle
  • Punainen Risti Ensiapu Oy:lle pätevyysrekisterin ylläpitoa varten (koskee vain SPR:n koulutusohjelmien mukaisten koulutusten osallistujia)
  • Liikenne- ja viestintävirasto Traficom:lle ammattipätevyysrekisterin ylläpitoa varten (koskee vain kuljettajien ammattipätevyyskoulutuksia)
  • Perintätoimistolle, mikäli asiakas ei ole hoitanut maksuvelvoitettaan muistutuksista huolimatta

Varmistamme, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

8. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin se käsittelyperusteen kannalta on tarpeellista.

Sähköpostimarkkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan poistumislinkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterin tietoja käsittelevät Auts-Tuote Oy:n työntekijät voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin henkilötietoja voivat käsitellä myös koulutusten alihankkijat, tilitoimiston työntekijät, tilintarkastaja, ne IT-yrityksen työntekijät, jotka huolehtivat verkkosivuston ja sähköisten järjestelmien ylläpidosta sekä tietoturvasta.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

  • Tilihelander Oy
  • Kallio-Ranta Oy
  • Fennoa Oy
  • Vilkas Group Oy
  • iZettle
  • Klarna
  • JH-Computer Oy
  • Ratas Design Works Oy
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Teams
  • MailerLite

Varmistamme, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Valitsemme tietojen säilytyspaikaksi pääsääntöisesti tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset.

Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA -alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon.

11. Evästeet ja selailun seuranta

Tätä evästekäytäntöä sovelletaan verkkosivuillamme.

 

SIVUSTON TOIMINNAN JA KÄYTTÖKOKEMUKSEN KANNALTA VÄLTTÄMÄTTÖMÄT EVÄSTEET

Käyttämällä sivustoamme annat suostumuksen siihen, että käytämme sivujen toiminnan ja käyttökokemuksen kannalta välttämättömiä evästeitä alla kuvatun käytännön mukaisesti.

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja, joita tallennetaan käyttäjän laitteelle sivuston käytön yhteydessä. Evästeet ovat täysin anonyymejä, eivätkä sisällä yksilöiviä tietoja. Evästeet eivät myöskään pysty lukemaan tietoa tietokoneeltasi tai mobiililaitteeltasi. Tiedämme niiden avulla yleisesti, mitä sivuillamme tapahtuu.

Hyväksynnälläsi analytiikkaevästeillä kerättävien tilastojen avulla saamme tietoa sivustomme käytöstä ja voimme kehittää sivustoamme. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston toiminnan kannalta.  Google Analytics tiedot välitetään eteenpäin IP-osoitteet anonymisoituina, eivätkä ne sisällä yksilöiviä tietoja tai tunnisteita. Google Analytics välittää tiedot eteenpäin vain hyväksyessäsi analytiikkaevästeiden käytön sivuillamme.

Voit estää toiminnan tai kehittämisen kannalta välttämättömien tai tarpeellisten evästeiden käytön internetselaimesi asetuksista.

Google Chrome: ohje

Mozilla Firefox: ohje

Microsoft Edge: ohje

Opera: ohje

Muiden selaimien ohjeita evästeiden estämisellä löydät kätevästi Googlesta hakemalla selaimesi nimellä ja hakusanalla ”evästeet” tai ”cookies”.

Huomaathan, että evästeiden estäminen selaimen asetuksista voi haitata sivujen toimintaa, käyttökokemusta tai kotisivujemme kehitystä vierailijoiden kokemuksien parantamiseksi.

 

SIVUSTON ANALYTIIKKA- JA MARKKINOINTITARKOITUKSIIN LIITTYVÄT EVÄSTEET

Sivuilla käytetään markkinointitarkoituksiin myös kolmansien osapuolien evästeitä, kuten Leadfeederiä ja Facebook pikseliä. Näiden evästeiden tietoja voidaan käyttää jälkimarkkinoinnissa, jos hyväksyt markkinointievästeiden käytön sivuille tullessasi. Voit muuttaa hyväksyntääsi analytiikka- ja markkinointievästeistä tällä sivulla ”muuta hyväksyntä” -painikkeesta.

Hyväksynnälläsi evästetietoja välitetään kolmannelle osapuolelle, kuten LeadFeederille, Facebookille tai Googlelle. Google Analytics tiedot välitetään eteenpäin IP-osoitteet anonymisoituina, eivätkä ne sisällä yksilöiviä tietoja tai tunnisteita.

Jos et hyväksy analytiikka- ja markkinointievästeiden käyttöä, ei tietojasi välitetä eteenpäin. Jos hyväksytä analytiikan- ja markkinointievästeet, niin mm. seuraavia tietojasi kerätään ja välitetään eteenpäin

 

Google Universal Analytics (GA3) kerää ja välittää mm. seuraavia tietoja

  • Vieraillut sivut, vierailun kesto ja katsotut tuotteet (anonymisoitu IP-osoite)
  • Verkkokaupan tapahtumat, ostoskoriin lisäämiset, kassalle siirtyminen ja katsellut sekä ostetut tuotteet + ostosten arvo.
  • Selaimen ja laitteen yleiset tiedot (desktop, mobiili, näytön resoluutio ja ikkunan koko jne.)

 

Facebook-pikseli kerää esimerkiksi seuraavia tietoja toiminnoista sivuilla:

  • Osto
  • Lisää maksutiedot
  • Lisää ostoskoriin
  • Käynnistä maksutapahtuma
  • Tilaus
  • Haku sivuilta
  • Näytä sivun sisältö
  • Yhteydenotto

 

LeadFeeder kerää automaattisesti seuraavia tietoja

  • Vieraillut sivut
  • Aika
  • Viimeisen vierailun aika
  • IP-osoitteen omistajan nimi
  • IP-osoitteen verkkotunnus
  • Lähdesivu tai alusta, josta sivulle saavuttiin
  • Selaimen tiedot
  • Käyttöjärjestelmä ja laitteen tiedot
  • IP-osoite

 

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

MANUAALINEN AINEISTO

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on mahdollista vain Auts-Tuote Oy:n henkilökunnan toimesta.

SÄHKÖINEN AINEISTO

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus ja perusteet käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus sekä salasana järjestelmiin.

Kun rekisteritietoja säilytetään internetpalvelimilla, niiden tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti sekä omissa, että ulkoistamissamme palveluissa. Kaikki tiedot on suojattu vähintään salasanan taakse TLS/SSL-suojatuille palvelimille. Kotisivumme ovat kokonaan TLS/SSL-suojatut.

Päivitetty 7/2020

Kirjautuminen